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苏州市财政局关于做好2016年度苏州市级政府采购 档案材料归档工作的通知
【发稿时间: 2017-03-01

各政府采购代理机构:

为加强政府采购档案管理工作水平,提高档案管理效率,有效保护档案资源,按照《江苏省政府采购档案管理暂行办法》(苏财规〔200910号)相关规定,现对2016年度苏州市级政府采购档案材料的归档工作通知如下:

一、归档项目范围

12016年苏州市级政府采购项目(2016年的资金核定表,且已完成备案项目)。

2.归档项目的采购方式包括:公开招标、竞争性谈判、询价、竞争性磋商、单一来源。

3.在苏州市级政府采购平台完成采购的部省属单位政府采购项目。

4.同一资金核定表的废标相关资料,需与最后中标的项目档案一同归档。

5.工程类项目不纳入归档范围,无需报送汇总资料。但已完成采购尚未备案的2016年资金核定表工程类项目,请代理机构抓紧时间上传系统并完成备案,以便进行合同资料的整理。

二、政府采购档案材料内容

(一)政府采购预算执行文件

1.政府采购预算表;

2.政府采购计划申报表和审核表(《苏州市政府采购项目资金核定单》);

3.有关政府采购预算和计划的其他资料。

(二)政府采购前期准备文件

1.委托代理采购协议书;

2.核准采购进口产品的相关审批资料;

3.采购方式变更申请及批复;

4.采购文件及采购人确认记录,包括评标办法、评标细则、评标纪律等有关文件、资料;

5.采购公告及其变更事项(包括报刊及电子网站等媒体原件或下载记录等);

6.获取采购文件的供应商名单登记表;

7.专家咨询论证会记录;

8.已发出采购文件的澄清、修改说明和答疑记录;

9.供应商资格审查情况报告;

10.评审专家名单及抽取记录;

11.库外专家使用备案审核表(《江苏省政府采购选择性方式确定评审专家申请表》及附表)。

(三)政府采购开标(含谈判、询价等)文件

1.采购响应文件及有关资料等;

2.在递交采购响应文件截止时间前供应商对递交的采购响应文件进行补充、修改或撤回的记录;

3.采购项目样品送达记录;

4.接受供应商投标或谈判的记录;

5.开标一览表;

6.开标(谈判、询价等)过程有关记录;

7.开标(谈判、询价等)过程中其他需要记载的事项。

(四)政府采购评审文件

1.评审专家签到表及现场监督人员签到表;

2.评审专家评审工作底稿等评审过程记录;

3.供应商的书面澄清记录;

4.评标或谈判报告,包括无效供应商名单及说明、中标(成交)候选供应商名单等;

5.经监督人员签字的现场监督审查记录;

6.评审过程中其他需要记载的事项。

(五)政府采购中标(成交)文件

1.采购人对采购结果的确认意见;

2.中标或成交通知书;

3.采购结果公告(公示)记录(含报刊及电子网站等媒体原件或下载记录等);

4.公证书;

5.与中标(成交)相关的其他文件资料。

(六)政府采购合同文件

1.已备案的政府采购合同(因已在政府采购监管处备案保管,由我局提供,无需代理机构提供);

2.政府采购合同依法补充、修改、中止或终止等相关记录。

(七)政府采购验收及结算文件

1.项目验收记录;

2.政府采购项目质量验收单或抽查报告等有关资料;

3.发票复印件及附件;

4.其他验收文件资料。

(八)其他文件

1.供应商质疑材料、处理过程记录及答复;

2.供应商投诉书、投诉处理有关记录及投诉处理决定等;

3.采购过程中的音像资料;

4.其他需要存档的资料。

三、档案材料整理要求

(一)归档的政府采购材料应经过系统整理,做到齐全完整、系统准确。代理机构根据该年度完成备案的项目,编制一张完成项目清单(清单中应包括资金核定表编号、招标编号、采购单位、中标单位等基本信息),清单内容按资金核定表中的业务处室和时间先后排序并加盖代理机构公章,递交时档案资料顺序应与清单中的项目顺序一致,以便查验接收;

(二)部省属项目列于项目清单底部,并按以下原则排序:

1.一个单位的采购项目相对集中;

2.以采购编号顺序;

(三)归档的政府采购材料规格统一,文件、资料用纸规格一律采用A4纸(工程图纸可根据具体情况确定);

(四)档案材料应制作封面,封面内容样式详见附件一、二;

(五)每个采购项目的档案材料应编制目录并在底部标注页码,具体目录表式见附件三、四、五;

(六)档案需装订完整(在装订过程中请勿使用塑胶管装订);

(七)政府采购档案中的签名、印章齐全;

(八)政府采购档案整理装订完毕后,在档案册侧面加盖代理机构骑缝章;

四、归档时间和地点

请各代理机构自201736日至412日间的工作日内,将2016年度政府采购档案材料交至胥江路471号原国库支付中心院内二楼202办公室。为避免代理机构送交时排队等候,请在计划送达日期前两个工作日与收档案人员电话预约。联系人:校女士;联系电话:68152136

归档过程中,如有问题,请联系苏州市财政局政府采购监管处,联系人:王冰;联系电话:68616650

 

附件:1.公开招标封面样张

2.公开招标目录样张

3.竞争性谈判、询价封面样张(单一来源、竞争性

磋商参照此样张)

4.竞争性谈判、询价目录样张(竞争性磋商参照此

样张)

5.单一来源目录样张

 

 

苏州市财政局

2017228

 


附件1

 

政府采购汇总资料

 

资金核定单编号:

招标编号:

招标方式:公开招标

招标项目:

 

一、采购情况:

采购单位

采购内容

联系人

联系电话





 

二、中标情况:

中标单位

中标内容

联系人

联系电话











经办人:

 

代理机构单位名称(加盖公章)

 


附件2

 

公开招标项目档案清单目录

 

序号

   

必备档案(☆)


(一)政府采购预算执行文件


1

政府采购预算表


2

政府采购计划申报表和审核表(《苏州市政府采购项目资金核定单》)

3

有关政府采购预算和计划的其他资料



(二)政府采购项目前期准备文件


4

项目采购委托协议

5

核准采购进口产品的相关审批材料


6

采购方式变更申请批复


7

采购文件相关资料:采购文件、采购文件的修改文件(通知到各个已购买标书的潜在投标人的回执)、澄清答疑材料(如果有的话)

8

采购公告或资格预审公告、更正公告(如果有的话)(包括报刊及电子网站等媒体原件或下载记录等)

9

资格预审相关记录


10

评审专家抽取记录表

11

库外专家申请备案表及审核意见(《江苏省政府采购选择性方式确定评审专家申请表》及附表)


12

获取采购文件供应商登记表、投标保证金登记表


13

评分办法(须与采购文件要求一致)


(三)政府采购开标(含谈判、询价)文件


14

采购领导小组成员、监督委员会成员、公证员(如果有的话)及投标人代表等签到记录

15

中标(成交)供应商采购投标(响应)文件正本及截止前补充修改或撤回记录

16

开标记录表及投标人开标一览表(记录唱标内容、记录员签字,招标方式必备)

17

开标过程有关记录,包括采购项目样品送达记录


18

开标(谈判、询价)过程中其他需要记载的事项



(四)政府采购评审文件


19

评审专家签到表

20

评审工作底稿等评审记录

21

供应商书面澄清材料


22

评标或谈判报告,包括无效供应商名单及说明、中标或成交候选供应商名单

23

现场监督记录


24

评审专家评审情况反馈表


(五)政府采购中标(成交)文件


25

采购人对采购结果的确认意见


26

中标、成交通知书

27

中标公告、采购结果公告记录(含发布媒体下载记录等,如果有的话)

28

公证书


29

与中标(成交)相关的其他文件资料



(六)政府采购合同文件


30

政府采购合同及其依法变更相关记录



(七)政府采购验收及结算文件


31

项目验收报告或其他验收文件


32

政府采购项目质量验收单或抽查报告等有关资料


33

办理付款材料(资金申请支付书及用户签章的履约验收报告、发票复印件)



(八)其他文件


34

供应商质疑材料、处理过程记录及答复


35

供应商投诉书及相关资料、投诉处理决定


36

采购过程的音像资料


37

其他需要存档的材料(如领导关于本项目的批示等)


 


附件3

 

政府采购汇总资料

 

资金核定单编号:

采购编号:

采购方式:

采购项目:

 

一、采购情况:

采购单位

采购内容

预算金额

(万元)

联系人

联系电话






 

二、成交情况:

成交单位

成交内容

成交金额

(万元)

联系人

联系电话






 

经办人:

 

代理机构单位名称(加盖公章)

日期


附件4

 

竞争性谈判、询价项目档案清单目录

 

序号

   

必备档案(☆)


(一)政府采购预算执行文件


1

政府采购预算表


2

政府采购计划申报表和审核表(《苏州市政府采购项目资金核定单》)

3

有关政府采购预算和计划的其他资料



(二)政府采购项目前期准备文件


4

项目采购委托协议

5

核准采购进口产品的相关审批材料


6

采购方式变更申请批复


7

采购文件相关资料:采购文件、采购文件的修改文件(通知到各个已购买标书的潜在投标人的回执)、澄清答疑材料(如果有的话)

8

采购公告或资格预审公告、更正公告(如果有的话)(包括报刊及电子网站等媒体原件或下载记录等)

9

资格预审相关记录


10

评审专家抽取记录表

11

库外专家申请备案表及审核意见(《江苏省政府采购选择性方式确定评审专家申请表》及附表)


12

获取采购文件供应商登记表、投标保证金登记表


13

评分办法(须与采购文件要求一致)


(三)政府采购开标(含谈判、询价)文件


14

采购领导小组成员、监督委员会成员、公证员(如果有的话)及投标人代表等签到记录

15

中标(成交)供应商投标或采购响应文件正本、截止前补充修改或撤回记录和供应商报价表

16

开标记录表及投标人开标一览表(记录唱标内容、记录员签字,招标方式必备)


17

开标过程有关记录,包括采购项目样品送达记录

18

开标(谈判、询价)过程中其他需要记载的事项



(四)政府采购评审文件


19

评审专家签到表

20

评审工作底稿等评审记录

21

供应商书面澄清材料


22

评标或谈判报告,包括无效供应商名单及说明、中标或成交候选供应商名单

23

现场监督记录


24

评审专家评审情况反馈表


(五)政府采购中标(成交)文件


25

采购人对采购结果的确认意见


26

中标、成交通知书

27

中标公告、采购结果公告记录(含发布媒体下载记录等,如果有的话)

28

公证书


29

与中标(成交)相关的其他文件资料



(六)政府采购合同文件


30

政府采购合同及其依法变更相关记录



(七)政府采购验收及结算文件


31

项目验收报告或其他验收文件


32

政府采购项目质量验收单或抽查报告等有关资料


33

办理付款材料(资金申请支付书及用户签章的履约验收报告、发票复印件)



(八)其他文件


34

供应商质疑材料、处理过程记录及答复


35

供应商投诉书及相关资料、投诉处理决定


36

采购过程的音像资料


37

其他需要存档的材料(如领导关于本项目的批示等)


 


附件5

 

单一来源项目档案清单目录

 

序号

   

必备档案(☆)


(一)政府采购预算执行文件


1

政府采购预算表


2

政府采购计划申报表和审核表(《苏州市政府采购项目资金核定单》)

3

有关政府采购预算和计划的其他资料



(二)政府采购项目前期准备文件


4

项目采购委托协议

5

核准采购进口产品的相关审批材料


6

采购方式变更申请批复及政府采购方式变更审批材料(公开招标数额以下单一来源为项目相关登记材料

7

采购文件相关资料:采购文件、采购文件的修改文件(通知到各个已购买标书的潜在投标人的回执)、澄清答疑材料(如果有的话)


8

采购公告或资格预审公告、更正公告(如果有的话)(包括报刊及电子网站等媒体原件或下载记录等)


9

资格预审相关记录


10

评审专家抽取记录表


11

库外专家申请备案表及审核意见(《江苏省政府采购选择性方式确定评审专家申请表》及附表)


12

获取采购文件供应商登记表、投标保证金登记表


13

评分办法(须与采购文件要求一致)



(三)政府采购开标(含谈判、询价)文件


14

采购领导小组成员、监督委员会成员、公证员(如果有的话)及投标人代表等签到记录


15

中标(成交)供应商采购投标(响应)文件正本及截止前补充修改或撤回记录


16

开标记录表及投标人开标一览表(记录唱标内容、记录员签字,招标方式必备)


17

开标过程有关记录,包括采购项目样品送达记录


18

开标(谈判、询价)过程中其他需要记载的事项



(四)政府采购评审文件


19

评审专家签到表


20

评审工作底稿等评审记录


21

供应商书面澄清材料


22

评标或谈判报告,包括无效供应商名单及说明、中标或成交候选供应商名单


23

现场监督记录


24

评审专家评审情况反馈表



(五)政府采购中标(成交)文件


25

采购人对采购结果的确认意见


26

中标、成交通知书

27

中标公告、采购结果公告记录(包括网上公示内容及含发布媒体下载记录等)

☆(公开招标数额以上单一来源)

28

公证书


29

与中标(成交)相关的其他文件资料



(六)政府采购合同文件


30

政府采购合同及其依法变更相关记录



(七)政府采购验收及结算文件


31

项目验收报告或其他验收文件


32

政府采购项目质量验收单或抽查报告等有关资料


33

办理付款材料(资金申请支付书及用户签章的履约验收报告、发票复印件)



(八)其他文件


34

供应商质疑材料、处理过程记录及答复


35

供应商投诉书及相关资料、投诉处理决定


36

采购过程的音像资料


37

其他需要存档的材料(如领导关于本项目的批示等)


 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

苏州市财政局办公室                        2017228日印发

                                      

 


关于做好2016年度苏州市级政府采购 档案材料归档工作的通知[苏财购(2017)4号].doc